A tizenkettedik Kárpát-medencei Környezettudományi Konferencia időbeosztása teljes mértékben a már bejárt utat, a kialakult hagyományokat követi: lényegében egy klasszikus nemzet-közi konferenciát példáz.
A Konferencia időbeosztásról két értelemben beszélhetünk: az első a Konferencia megszervezésének gondos időbeosztása, a második az előző következményeként a ‘nettó’ konferencia napok egymás utáni, zökkenőmentes megavlósítása: a Konferencia lebonyolításáé. Nyilvánvalóan a kettő szorosan összefügg, az első időbeosztás lényegében meghatározza az eredményt: a második minőségét.
Nézzük a Kárpát-medencei Környezettudományi Konferencia megszervezése tervezett menetének lépéseit, hozzávetőleges időbeosztását. Jelezzük, hogy itt egy korai terveő folyamatról, és a szervezést végző három intézmény közötti folyamatos egyeztetésről van szó.
Mit csinálnak a Konferencia szervezői?
Először is, a Konferencia ‘abszolút érték’-ét alapjaiban meghatározó tudományos színvonalának biztosítására a Konferencia Tudományos Tanácsa tagjainak kiválasztásáról és személyes felkéréséről kell gondoskodni. Ez a munka közel egy évvel a Konferencia kezdete, és még a Szervező Bizottság felállása előtt megkezdődik. Ez lényegében az előző konferenciák tapasztalatai és bizonyos paritási preferenciák alapján, és a konferencia-sorozat életre hívójának, MÓCSY Ildikó professzor asszony tanácsait feltétlen figyelembe véve történik.
Jelen pillanatban (2015 novemberében) éppen ez folyik. A Felkérő leveleket visszük Beregszászra és Kolozsvárra aláíratni, s utána postázzuk azokat.
Mint láthatjuk, ezzel párhuzamosan folyamatos a tájékoztatás, készül a “HÍRMONDÓ”, azaz a Konferencia honlapja – amit most itt Ön olvashat.
Nem látható ezzel szemben a Konferencia támogatóinak szintén párhuzamosan folyó felkutatása, a Fővédnök és a Védnökök felkérési folyamata, amely már-már a diplomácia körébe tartozik. Előzetes puhatolózások sorát követően díszes hivatalos felkérő levelek születnek és kelnek útra címzetteikhez.
Ezt követően egyszer-kétszer (háromszor?) – útnak indulnak – hosszabb-rövidebb változatban az ún. Első Körlevelek. Igyekezünk mindenkit, minden tudományos műhelyt és minden ipari vállalatot megkeresni a Kárpát-medencén belül és kívül egyaránt, aki és amely a Kárpát-medencei Környezettudomány témaköreiben érintett és kompetenciával rendelkezik.
Megindul a regisztráció folyamata és a “korán ébredők” azonnal jelzik tervezett témáikat, megnevezik közleményeiket – a Tudományos Tanács részére megküldik azok kivonatát (Absztrakt) – és forrás után néznek, hogy megküldhessék regisztrációs díjukat a konferenciaszervezőknek.
FIATAL ÉSZTEVŐINKNEK ÜZENJÜK, hogy védnökeinket meg fogjuk keresni azzal az indítvánnyal, hogy írjanak ki minél több pályázatot a regisztrációs díj, az utazási -és részvételi költségek – ide értve az útelvél megszerzésének díját is – megfizetésének támogatására.
Természetesen a lehetőségek megnyilásárót az érdeklődőket a honlapon és aKonferencia közösségi portál esemény-csoportjában, illetve a már regisztrált résztvevőket a regisztrációkor megadott e-mail-címen tájékoztatjuk.
Hogyan is zajlik egy KMKTK?
Vegyük sorra egy Kárpát-medencei Környezettudományi Konferencia lebonyolításának tervezett napi időbeosztását.
Első nap a vendégvárás és -fogadás napja. A gyakran relatív távolról, kárpát-medencei utazási körlények kört érkező, tehát nem ritkán egy napot utazó konferencia részvevők megérkeznek, elfoglalják szállásaikat. Estére, rendszerint ez egy szerda estét, úgy 17:00-19:00 óra közötti gyülekezést jelent, összegyűlnek egy pálinkás (na, jó: pezsgős) “Isten hozott!”-ra a Konferencia leendő helyszínének épületében.
A Kárpát-medencei Környezettudományi Konferenciák nem videó-konferenciák, sem nem virtuálisak. Ide el kell jönni. Kersztül-kasul kell zötyögni értük a Kárpát-medencét, találkozni “kell” egymással. Mert így meg lehet ismerni egymást, befogadni a újonnan érkezőket – és elvárni a régi motorosokat.
Második nap – csütörtök – a Konferencia első tudományos napja, melyet a köszöntők, majd a dél előtti plenáris előadások nyitnak meg. Az ebéd után megnyílik a poszter szekció: amely a tudós ifjúság megnyilvánulásának és bemutatkozásának kedvelt helyszíne. Ezt a poszter szekció megnyitást követően az egész délután a szekcióké. Az előre meghirdetett témakörök meghatározzák a szekciókat, ahová a Tudományos Tanács ajánlásával lehet bekerülni. A csütörtök este a szekcióülések után szabad: így adunk teret a régi-új konferencia-kapcsolatok elmélyítésének illetve ilyenkor a házigazda gyakorta ajánl fel egy gyors városnézést, amely során vacsora-lehetőségeket is ismertet.
Harmadik nap – péntek – a Konferencia második tudományos napja, mely szintén a dél előtti plenáris előadásokkal kezdődik, s még z ebéd előtt a szekció ülések is folytatódnak. Az ebéd után ezen a napon is folytatódik a poszter szekció. Ezt követően az egész délután ismét a szekcióké. A péntek este a szekcióülések után kötött a program: ez a Konferenciavacsora napja. A fő szabályként a város illusztris helyén megtartott vacsora során a házigazda helyi népzenéről, hagyományőrző néptáncegyüttesről gondoskodik, s megkísérli egy kis táncházba bevonni a konferenciázókat.